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，這時與議題相關的人會很清醒，其他的人則仍不明就裡；直到最後1/3的時間，是“議案表決”時間，這時大家才快馬加鞭地讓“大事化小”、“小事化無”，也就是到了最後那個“1/3”時間，才會有個“雖不滿意，但可接受”的結論。瞭解這類會議的模式之後，我們應該明白：開會時，“時間久”、“人數多”並沒有多大的意義，或許“時間愈短”、“人數愈少”反而更能達成共識。至於如何做到有效地管理會議的時間，下列幾點可以作為思考的依據。

會議安排在下午比上午好

原因是，上午是黃金時段，需要做比較細緻的工作。會議本來就是一種低效率的管理行為，所以，千萬不要在高效率時段做低效率的事，這是種極大的浪費。每週一的下午及週五的下午是管理的黑暗期，不適合作任何決定，最好也不要用來開會，避免“議而不決，決而不行”。

會議時間以60至90分鐘最為恰當

重要會議不要超過90分鐘；一般會議不要超過60分鐘。

採用分點而非整點開會

時間有遞延效果，例如，早上9：00開會，一般會開到12：00，10：00開會，一般也會開到12：00。因此，我們若從9：45開到11：00，或從15：30到16：30，那麼會前、會後就有更多時間進行準備和溝通。

與會者要面對大門

與會者面對大門，會使遲到的人心生恐懼而減少遲到。遲到的人永遠有遲到的習慣，不是因為特殊的原因。如果能避免遲到，會議就能避免常常中斷，也可以節省時間。

會議的人數愈少愈好

不要因為這件事與某人只有一點點相關，就找他來開會，只要會後把結果告訴這個人就行了。

儘可能採用電話會議或電視會議

現在許多的企事業單位都會邀請外部的人參加會議，但如果用電視會議系統，可以減少很多差旅、招待費用。

會議主席需經過議事議程訓練

許多會議主席本身就不知道如何主持會議。主席的職責是確保議事議程順利進行，以及時間控制得當，而不是來訓話或是做裁判的，否則，何必開會？只要主席指示即可，不必浪費大家的時間。

※虹※橋※書※吧※。

第7節：引子一（4）

會議避免例行性

參與會議的人會有個習慣，如果每週三開會，則待議的事都會到週二才進行協調或準備。如果是每週必開的例會，可以安排在每週二或週四下午。

會議室不可太過舒適

安逸的環境會延緩會議的進行，尤其不可準備電話、茶點或有扶手靠背的沙發，這樣的環境會讓人覺得是來休息的，而不是來解決問題的。會議中不可有任何干擾，包括送資料、茶水或接電話都是禁忌。

會議記錄應於72小時內送交與會人員

會議記錄需經與會人員簽字，及主席確定內文無誤之後再傳交與會人員。每個決議事項都要有完成的時限，因為“時限”代表“實現”。

會議資料及裝置需先備妥

常聽見有的人走到會議室門口還在問：“今天開什麼會？”為了避免這種情況的發生，在會議議程中最好寫清楚：討論的主題是什麼，主席報告幾分鐘，每項議題討論多長時間。這在標準的國際會議議程中都會明確標明，而一般性的會議往往忽略了這些細節。

簡單地說，我認為會議並不是很好的管理方式，而是時間管理和辦公效率的一大殺手，如果能不開會就儘量避免，非開不可的會要減少人數、減少時間。將來，移動辦公室大行其道，會議都將在網路上進行，這樣就會大大提高辦公效率了。檔案、檔案的時間管理

在全面資訊化時代尚未到來之時，檔案、檔案無疑仍是時間管理的一大難題。有些資料我們要先填寫，再列印和影印，經過修改後交付上級領導稽核，然後分發執行並存檔……這一連串的動作，要花費許多時間。因此，除了有關財務及法律憑證的檔案資料外，我們並不鼓勵保留其他的紙質材料。

檔案包括公文、信函、報表、賬冊、證明、獎狀、史料、照片、圖樣、印刷品等。

凡是要成為檔案的材料，必須依照檔案管理制度及辦法整理儲存，否則時間一長，就免不了雜亂無章，愈積愈多，彷彿垃圾一般令人煩惱。

為了讓檔案、檔案不成為累贅，以下的建議可供大家參考：

儘量不用紙張