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時間等於空間。能用電子文件取代的表格、公文、報告等，就儘可能地不使用紙張，可以用磁碟等儲存。
儘量定期整理
每隔三個月要將辦公室大清理一次，以便把平常我們隨手一塞的東西翻出來，不要的就扔掉，要保留的就立即歸檔，這樣做至少能把1/5的東西扔掉了。要保持充足空間，不斷“汰舊換新”，否則，只會在搜尋資料上浪費時間。
儘量制定標準化的格式
無論書信、公文都應採用最簡單的格式，讓人填寫的東西愈少愈好，稽核程式也以不超過三步為宜，以便爭取時效。
制定檔案時效
一般檔案分為永久儲存、十年儲存、三年儲存及一年儲存四種。辦公室裡80％的檔案都只儲存一年即可。
善用檔案管理人才
許多機關單位都會安排新進的人員或即將退休的年長者，擔當檔案管理工作。這種做法有一個缺點，就是他們可能對組織不夠了解，或者把檔案管理當成一件打發時間的無聊工作。檔案管理非常重要，如果能善用檔案管理人才，會使許多工作事半功倍。
採用中央式管理
中央檔案系統是指將組織的各種檔案交由檔案室或資料室統一管理，而非各部門自己管理，這樣才能有效率地歸類，而非“各人一把號，各吹各的調”。
採用正確分類
如果我們有足夠的專業知識，就能夠選用正確的分類法，如日期法、地域法、部首法、顏色法。沒有專業檔案管理經驗的人，很可能在一開始就弄得亂七八糟，以後再想改正就不容
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