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，你可以控制時間，一般時間較短；接電話時，是滿足他人的要求，可能時間較長。所以，打電話要優先處理，接（回）電話次要處理。也就是說，如果你要打三個電話，又要回三個電話，你應該先打電話，後回電話。

第二，無論是打電話還是接電話，都要一次處理完畢，不要重複。重複的原因，當然是忘了講完，或者是要找的人不在。所以我們必須用千方百計、無孔不入的原則，一次完成。留話請對方回電，詢問對方的手機、傳真、E？mail等，都是可以採取的方法，千萬不能聽到對方不在，就“謝謝，再見”，那這通電話就等於白打了。

第三，如果要打出去的電話很多，就要先排好順序，例如要找三個人，第一個經常不在，第二個偶爾在，第三個一定在。那我們就先打那個經常不在的，再打那個偶爾在的，最後才打那個一定在的。因為，凡事先從最困難處著手，其餘的就會迎刃而解。

第四，如果可能的話，儘量一次做完打電話及回電話的事，不要分批處理。例如，現在要通知五個人下午來開會，就一次把這五個人的電話打完，而不要先打一兩個，等有空再打一兩個，直到全部通知完為止。這是因為分別處理要比統一處理花費的時間要長，所以我們儘可能一次做完。回電話也一樣，等手邊的事告一段落再一次性回覆，要比一會兒打一個節省時間。

第五，如果可以，請別人在某一時段打來電話，這樣會更有效率。例如，上午要用心思考，最好少接電話，主動告知別人你下午才接電話，久而久之，別人就不會隨時打來電話了。也許你會擔心萬一有緊急的電話怎麼辦，根據80/20法則，在十個電話裡，八個都是瑣碎的，只有兩個才是重要的。“也許”、“可能”、“大概”都是我們的猜測，為了猜測而耽誤正事是划不來的。

80/20法則是在19世紀末、20世紀初，由義大利的經濟學家與社會學家帕累託所提出的。

帕累託認為，在任何團體中，比較有意義或比較重要的分子，通常只佔少數，而不重要的分子則佔多數。換言之，任何一組物件或任何一個團體中，都有不可或缺的“少數”，以及可有可無的“多數”。只要能控制具有重要性的少數分子，就能控制全域性，這項原理也就是當今管理學界所通稱的80/20法則——即80％的價值是來自20％的因子，其餘20％的價值則是來自於80％的因子。

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第6節：引子一（3）

在時間管理的運用上，80/20法則說明的是，任何事情的處理，都要找出其關鍵，也就是何者為“20”。第六，電話時間儘可能縮短在1分35秒內結束，長話短說。

第七，電話的內容不外乎是人、事、時、地、物，重要的數字及地點都要重複說明，例如幾月幾號、門牌號碼、電話號碼、幾點幾分等，必須重複一次，以免記錯。

第八，選擇比較好的時段通電話，通常是下班前。因為這個時候大家準備收拾書包，沒人願意與你說廢話。公事與私事並不一樣，用不著閒扯，避免題外話，可以節省時間。

會議的時間管理

“喂！別忘了明天早上9點的會！”相信任何一個上班族聽到“開會”這個詞都不免皺眉頭：“唉！又開會！”

只要有三個人以上，有議程，就可以開會。而且，一開就是一個上午或者一個下午。怪不得中國人常說：“會無好會、宴無好宴。”會議氾濫，只會增加公司成本。行政效率愈高的組織，會議愈少；行政溝通愈不良的組織，會議愈多。

嚴格地說，只有兩種情形之下，需要開會：其一，有重大決議需要傳達或重大事件需要宣佈時，一般由總經理主持會議；其二，要開展動腦性質的業務或制訂企業計劃時，由單位或部門主管主持。其他的會議，幾乎都是浪費時間的，而時間就是金錢，浪費時間就等於浪費了金錢。

在行政溝通的分類中，“會議”屬於平行溝通。平行溝通，顧名思義，是指平等雙方之間的溝通，溝通雙方平起平坐。可惜，中國式的會議多半請一個“高階領導”當主席，所以會議經常流於“聽報告”、“聽訓”等形式，而沒有真正的溝通。這類會議通常是3∶3∶3模式。

何謂3∶3∶3模式？有兩種解釋：其一，會議前，事情已決定了1/3；會議後再決定1/3；其餘的1/3在會上解決。其二，會議開始後的1/3的時間，用來聽“主席報告”，此時大家尚在暖場，並未進入狀態；中間的1/3時間，叫做“議案討論”