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達到目的，是否包含了所有重要的事情？

文章是否適合讀者的需要？

我還需要更多或更少或更深入的採訪嗎？現在你需要的是去收集資訊。

開始寫作

你已經有了明確的目的，你已經掌握了你的文章應該包括哪些內容以及它們的先後順序，你已經收集到你需要的資訊，現在開始寫作。心中有讀者

儘可能地明確你的讀者是誰，然後選擇你的詞彙、支撐的資訊，組織好材料以適合讀者的口味。

下面這些問題應該考慮∶

你的讀者已經具有了多少知識背景？你還需要提供、補充什麼？

你的讀者對這個問題的理解程度怎樣？

關於這個主題你的讀者的觀點是什麼？讀者的觀點與你的觀點是否一致？

你與讀者的關係怎樣？

你的讀者喜歡哪種交流風格？它們是正式的還是非正式的交流風格？

哪種資訊科技最有可能達到你的目的，它是一種高技術、統計、總的概述還是軼事，是否涉及費用、樣板、個人的故事，還是一種參考性資料，你的建議是否與國家的政策相協調等等。

第七部分書面溝通說服你的讀者

主體

從蜘蛛網中發展出來的文章概要將會形成你的報告、備忘錄或信件的主體。

突出你的重要資訊

有兩種方法可以突出你的重要資訊：第一種方法是我們已經談論過的，使用短詞、短句以及短的段落。

我們的眼睛一般喜歡注意每一段落的第一句，這就是突出你重要資訊的地方，而較短的段落更是突出你的主要觀點的位置。

第二種方法是，把重要的資訊放在一句的重要部分，而且通常也要放在段落的開始句上，而不要跟在諸如“當、在……之後、而、因為、不論怎樣、因此、如果”這類詞後面。以較短的段落作為文章的收尾，而把重要資訊寫在每段的起始句上。

前言和結尾的寫作

一旦信件、報告或備忘錄的主體完成，我們就可以回過來寫前言和結尾。

在前言中說明你打算告訴對方什麼；在主體段落中進行闡述；結尾時告訴對方你說了些什麼。

一般來說前言有兩個目的∶

抓住讀者的興趣，並向讀者表明在看完你的備忘錄、報告、信件後他們能瞭解到什麼。

前言還能幫助讀者立即抓住要點，幫助讀者尋找他們想要知道的內容，而且還能幫助讀者決定在閱讀之後應採取的行動，在結論段中總結或者進一步確認這些內容。

即使是一篇很短的備忘錄和信件，我們也能夠從前言和結論部分獲益，儘管這些段落僅有一句話或兩句話。清晰地寫出你的前言部分，用一兩句話概括出要點，然後陳述你的目的和你希望讀者閱讀後應採取的行動。在你的結論部分，重申你的重要觀