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的可讀性和說服力。

語法

語法是重要的。事實上，公文的一個定義就是“以簡潔的語法進行交談”，讀者也經常透過語法來理解我們的資訊。

如果你十分關注文章中所運用的語法，這就為你提供了改進你的語法的機會。讀一本好的語法書，並經常地傾聽你的朋友、同事、電視臺和廣播電臺主持人的講話，注意他們是如何構造句子，如何使用動詞的。

堅持使用電腦的語法檢查功能，直至你自信自己不會出錯。閱讀電腦上的解釋，確信自己已經弄懂了。然後讓別人檢查你的信、報告和備忘錄，看能否找出語法上的錯誤。組織你的材料使用蜘蛛網法

蜘蛛網法是簡單而又有用的技巧，可以有序地組織你的資訊和思想，它能夠幫助你防止遺漏、重複、不切實際，以及突出你的重點內容。

要構成一個蜘蛛網∶

步驟1∶將你的論題放在中心，圍繞它畫圖。

步驟2∶注意你要達到的目的，沒有明確的目標不可能寫出清晰的文章。公文的一般目的是∶為了分析為了解釋為了說明

為了討論為了建議為了呈送

為了詢問為了推薦為了評論

為了感謝為了確認為了概要如果你文章的目的明確，你將能夠把你的資訊和想法有序地組合以適合你的目的；如果文章的目的不止一個，把它們全部找出來。

如果你需要分幾部分來完成你的報告，那麼對每一部分製作一個蜘蛛網，每一部分有著不同的目的。

步驟3∶頭腦風暴，把你的所有資訊都列出來。

如果使用相關的動詞和名詞，動詞表示行為，他們提醒你要做什麼，比如“詢問的問題比問本身應該更清晰”。

如果幾種思想似乎都與主題相關，把每一種思想作為一個分支。

步驟4∶檢查一下你所構造的蜘蛛網，看看是否把所有的事情都包含進去了，去掉不必要的或重複的。

步驟5∶你還需要收集、檢查或開發哪些資訊或資料，把它們突出出來。

檢查一下還有什麼需要新增進來的。使你的公文儘可能的簡潔，越短越好，記住KISS原則，使文章短小精悍。

為你的思想排

序

你的思想的次序是怎樣的，一旦你的蜘蛛網構造成功，資訊的排序是一件非常簡單的事情，只需考慮這篇文章讓讀者看起來富有邏輯，更有興趣，更適合讀者的口味。

步驟6∶蜘蛛網上的每一支臂膀，都應表現出一定的順序。引導你的讀者一步一步地把握你的思想、資訊和結論，有許多方法可以實現這個目標∶

時間∶歷史年代∶過去→現在→未來。

空間∶地理位置∶中心點→外延，如：悉尼→郊區，或者墨爾本碼頭→整個澳大利亞。

因果過程∶事實→原因→結果。

步驟順序∶如：原材料→製作階段→產品。

原理∶理論→實踐，比如∶文章的可讀性→短詞、短句、避免專業術語，去掉不必要的短語、重複、複合句，減少句子的複雜性，包括一些短句子。

問題∶解決的可能性，比如∶超重→減肥節食，參加體育鍛煉，參觀健康農場。

比較和對照∶例如∶動作片與啞劇，草圖與油畫，緊急的與重要的。

次序∶降序∶由大到小，或升序∶由小到大。建議：

事實→結論→建議：對於喜歡細節的讀者應這樣做。

結論→建議→事實或理由：適合於那些忽略細節的讀者。

結論→事實：適用於瞭解背景的讀者和信任你的讀者。

結論→事實→建議：這是一種不尋常的方法，能夠抓住讀者的注意力，在給出建議前，由他們自己進行邏輯推理。這種方式適合於對自己的建議沒有把握的情況。

利益→建議或想法→理智：為了說服讀者時使用這種方式。哪一種方法最好？它們都非常有用，為了使交流更清晰更有說服力，以上述的某種方式構造你的理想模式。

文章長短適度

你的信件、報告或備忘錄要達到的目的是什麼？當你為了實現你的目的提供了必要的資訊時，文章就可以結束了。為了使文章簡潔，只需提供必要且必需的資訊。

需要自我檢查的問題

文章中在提出建議後包含了理性的敘述嗎？

為了達到目的有無多餘的和不必要的資訊？

為了