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用的視聽輔助手段就是PowerPoint，簡稱PPT。培訓中關於視聽輔助手段的部分，我們將重點介紹PPT的製作和使用方法。

商務講演的準備

●思想準備

首先要確定講演的目的。講演的目的主要有兩個：一個是說明，即介紹、解釋性講演；一個是說服，即讓聽眾在傾聽了你的講演之後採取行動。

其次是分析聽眾，也是最重要的思想準備。分析聽眾需要考慮以下幾個方面：

■聽眾的背景：包括其國籍或民族、職業及職務、受教育程度、年齡層次、興趣與愛好、家庭背景及情況、個性特徵及弱點等，即瞭解得越多、越細越好。

■聽眾中你需要影響的關鍵人物是誰？

■聽眾，尤其是當中的關鍵人物，期望什麼？有可能提出的問題或異議是什麼？

■聽眾對你所講內容的瞭解程度如何？

■聽眾對你、你所代表的集體，以及你所講內容的態度如何？

■聽眾當中有無你的支持者？

越瞭解聽眾，你的講演就會越有的放矢，因為這樣你才可以在講演中運用最恰當的態度和語言去感染、打動聽眾。

思想準備的第三個方面是講演中的〃自我定位〃問題，這一點其實十分必要。這裡的〃自我定位〃是指，作為講演者，應該清楚聽眾希望你以什麼身份或姿態出現在他們面前。會議發言時，你的身份是領導、下屬還是同級？投標過程中，你是純粹的供應商，還是招標方的戰略伙伴？既然不是討論中的主持人，最好不要喧賓奪主。倘若是做培訓，你就要考慮學員希望你是課題專家，還是希望你做引導者和啟發者。恰如其分的定位，會使你很快拉近與聽眾的距離，令講演氣氛輕鬆和諧。

●講演的結構與內容

在這裡，主要介紹商務情境中最常用的三種講演結構。

第一種講演結構與內容：適用於各種商務講演

開頭：至關重要！

○　微笑，目光有神並照顧全場，語言流暢，給聽眾以良好的第一印象

○　問候及自我介紹

○　交代時間長短

○　說明目的

○　列出內容提要

○　宣告聽眾可提問的時間

主體：根據各部分的內容，先確定使用哪些〃415〃行為（第一天培訓的重點內容），即怎樣講最有效，再去組織材料

○　第一部分：……概要

……用〃415〃技巧講解

……小結該部分

○　其他部分：同第一部分，略

（每90分鐘休息15分鐘，或每75分鐘休息10分鐘。上午可少休息，下午可多休息）

結尾：

○　以〃說明〃解釋為目的時，重申內容提要並強調要點

○　以〃說服〃為目的時，確認聽眾理解及是否行動

最後還應歡迎提問，若用友誼、祝願的話或令人激動的類比或小故事結束，更能令聽眾印象深刻

我們常說：好的開頭，是成功的一半。這句話同樣適用於商務講演。倘若你的講演能在一開始引起聽眾的興趣，那麼後面的內容講起來就會更加輕鬆自如。

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第52節：商務講演（2）

美國心理學家麥赫拉比安在他的經典研究中發現，當面對面溝通時，身體語言所傳達資訊的影響力最大（55％），語氣語調次之（38％），措詞的影響力最小（7％）。有些人講演時會怯場，這從他們一上場的身體語言當中就可反映出來，比如手足無措、抓耳撓腮、眼睛不敢看聽眾等。一旦講演者有這樣的表現，那麼聽眾對講演內容的信心就會大打折扣。

因此，出色的講演者都會十分注重講演開頭時的身體語言。微笑體現著親和力，目光關注聽眾使你散發出自信的光彩。倘若一開場就能語言流暢，那麼你的講演更會新增蓬蓽生輝的效果！

接下來的五個步驟可以幫助你語言流暢地吸引聽眾的注意力：①問候（必要時做自我介紹）。②交待講演的時間長短。③說明講演目的。④列出內容提要。⑤宣告聽眾可以提問的時間。其中，②～⑤步驟順序並不嚴格，但都很有必要，如這次培訓的開場部分我就遵循了這五個步驟。

第二種講演結構與內容：適用於業務報告

現狀介紹：業績狀況、市場形勢、財務狀況等，通常用圖表說明