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租車和機票費）增加到25個。僱員們對他們偏愛的銷售商經常性的使用，每年將節省我們數百萬美元。一個肩員完成申辦一次國內出差手續的平均時間，從17分鐘再加6個電話或電子郵件減至現在大約5分鐘即可。

我在本章中談論的所有管理程式和內容總共執行在12個伺服器上，這些伺服器或者是雙處理器系統或者是四處理器系統。硬體的全部成本大約是30萬美元。兩年的總開發費用大約是800萬美元。現在每年的維持費用大約是76．5萬美元。儘管比其他系統的可比費用少了很多，我們的費用比今天一些公司看到的還是高了，原因是我們開發了很多解決方案。例如，以前沒有低成本整合第三方系統的標準；今天我們的軟體產品如商務伺服器提供了這一整合。商務軟體包標準化和不斷增加功能的結果是，企業將會看到低成本方案的不斷湧現。

即使是我們開發瞭解決方案，我們的中央資訊科技預算，包括這些和其他的主要商業應用程式，從1996到1999年減少了3％，主要是由於標準化資料和合並我們已有的資訊系統。

把責任交到有關的人手中

電子工具除了降低業務成本之外，還給我們別的好處。例如，“微軟市場”在處理一項申請之前，要求有主管人簽字，從而防止了不合規章的採購，這種採購在紙張檔案系統裡是很容易矇混過關的。發貨資訊是列印的而不是手寫的，這樣一來就幾乎不再有郵件路線錯誤了，與我們的供貨商的通訊也記錄在檔，我們預先就知道成本，也就沒有什麼令人吃驚的事了。我們的供貨商也很快地得到支付，這激勵他們提供快速的交貨。商業規則預先就已實施，其結果就是，舉例來說，該系統不接受預算程式碼有誤的一份訂單。這一規定減少了我們財務部門用於清理記錄的大量時間。它還能夠跟蹤僱員的購買模式，用於與供貨商談判。它的好處說不完。我們還在不斷髮現新的好處。

在我們的人力資源部門、採購部門和僱員服務部門以及它們在微軟公司各處所接觸到的職能裡，數字化給予我們改變工作方法的機制。透過使我們的僱員能夠直接控制住址變動，設計和改變退休投資計劃這樣的過程，我們把責任直接交到最有動機的人手中。福利的自我服務管理工具使人力資源部門的職員能夠把他們的能量用於重要的人事問題，例如招聘和培訓。

這個基本過程問題的解決——怎樣消除官僚主義——一直是我們的人力資源部門的員工不斷促進的。人力資源部門進行了多項第一流的企劃研究，以搞清楚哪些日常過程是可以自動操作的，那些過程需要他們的職業技巧。人力資源部門想“動腦子，而不想動手”。

反對僵化，不反對紙張

由於我堅持淘汰文書工作，聽起來我一定像“反對用紙”的人。我反對紙張表格，儘管這樣我還是把我想讀和做批註的長篇的電子檔案列印出來。大部分人在試著組織一個長檔案時，喜歡把每一頁在桌上攤開，這樣他們能夠同時看到所有的內容——這用一臺PC很難做到！我們在平面螢幕顯示技術上取得突破以前——在施樂公司，麻省理工學院媒體實驗室，肯塔基州立大學，微軟，以及其他美國和日本的學術性和公司的研究機構，正在進行著狂熱的研究——書和雜誌由於閱讀方便、便於攜帶，所以還不會被擊敗。

高質量的顯示器是資訊豐富的未來的必須品。微軟公司在1998年末，展示了一項代號為ClearType的技術，它在彩色液晶顯示器的螢幕上顯示的文字，明顯地比以前要好。將這一技術與改進的硬體相結合會是一場革命。一些未來的螢幕將可伸縮，這樣您可以把它捲起來或是摺疊起來，就像一張報紙一樣地帶著它。其他的螢幕內將嵌入計算機電路，這樣整個PC就會像現在的行動式電腦的顯示部分一樣薄。一種新的技術能夠使螢幕在斷電後仍保持其影象。想象一下真正的數字墨水，您可以用它作一幅畫，然後把顯示屏掛在您的牆上。

今天PC在閱讀短檔案和進行大量協作時，或是在搜尋和透視資料時，要比紙張好用。輕鬆的搜尋和超文字連結，是電子百科全書為什麼比印刷的百科全書更流行的主要原因。

至於表格，您輸入的資料無論如何最終將進入計算機，廢除紙張的時機已成熟。否則您將會有成組的人，他們的工作是蒐集紙張表格，然後就會有人來注意他們的資料錄入錯誤是多麼了不起地從3％降低到2％，就這樣來衡量他們生產率。如果您開始就使用電子表格，您不僅淘汰了額外的工作，您還保證了一致性、簡便的衡量和適當的授權。