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費用審批制度。在我向一組執行長演示了我們的內部網之後，我知道我錯了。在我演講之後，世界上領先的鋁生產商阿爾科阿公司的保羅·奧尼爾走到我跟前，問道：“一切都是數字化的而且有效率，很了不起，但是為什麼您要稽核費用報表？您的時間應該用來幹更重要的事。”

保羅10年前廢除了阿爾科阿公司裡明確的費用稽核批准制度。公司時不時地抽樣審計開支報告。保羅建議我們也採取同樣的方法，制訂一項新政策來簡化手續，並用公司的數字系統來執行政策。“我們用人不疑，”保羅說。“如果我們發現您不值得信任。那您就走人吧。我們沒有任何問題。”

保羅建議我們也採取同樣的方法，制訂一項新政策來簡化手續，並用公司的數字系統來執行這項政策。

保羅是對的。我們正在從逐項批准向每月一次的電子郵件匯總過渡，當有異常的費用時，就發出一個電子郵件警報。如果我們選擇這麼辦，這些電子郵件將允許我們鑽入個別的費用報表或是整個過程，保羅的建議已經在為我節省時間了。

分清事務的輕重緩急

儘管在現代企業的神經系統進化過程中，從紙張表格走向電子表格是至關重要的一步，但您應當利用這一改變改善您的企業中核心的重要過程，而不是僅僅把您已有的過程流水化而已。

一旦準備就緒，一個數字神經系統很容易建立起來。好的網路、好的電子郵件系統、容易建立的全球資訊網網頁，這就是您需要用來消除內部紙上表格的一切。一旦這些基礎設施準備就緒，您就能夠輕鬆地新增任意數目的內部網應用程式了。

我們的內部工具有兩個目的：一是使用軟體處理日常工作，減少我們的知識型工人浪費的時間和精力；二是把僱員解放出來做更困難的工作和處理異常情況。我們的內部開發人員應用了“煮溏心蛋”規則。一個使用者必須能夠在三分鐘內進入和退出一個管理工具。這一度量確保我們不會用一個笨拙的工具來自動化一個過程。

精簡管理過程和內部商務過程，是改善您的僱員的整體效率的一個重要方法。給知識型工人良好的內部工具的同時也向他們傳遞了一個微妙而又重要的資訊。家家公司都在談論獎勵主動性和使僱員把精力集中在公司事務上。當僱員們看到公司解決了他們工作中的瓶頸問題，消除了耗費時間的日常性管理雜事，他們就會認識到公司珍惜他們的時間——而且希望他們能富有成效地使用他們的時間。要衡量您什麼時候使工廠工人提高了效率是很容易的，但要衡量您什麼時候使知識型工人提高了效率，這卻很難辦到。然而人人都知道，沒有日常瑣事分心、解除了常務負擔的知識型工人會把工作幹得更好。帶給客戶的好處就是，您的僱員將花費較少的時間翻閱檔案，而會把更多的時間用於滿足客戶的需求。

有一件事我是絕對明白的。您不可能使微軟公司的員工迴歸過去的工作方式。我們將會有無紙辦公室的預言是對的——只不過早說了幾十年。

商務啟示

◆數字資訊能產生突破性程式，而紙張檔案系統則不可能。

◆清點一下您的紙張表格。從表格密集的地方開始，如採購部門和人力資源部門，開發應用程式以便用電子表單取代紙上表格。

？”自我服務的方法可以處理90％的僱員管理需求。

診斷您的數字神經系統

◆您有用於主要的內部商務應用程式的電子表單嗎？

◆您有僱員四處傳送資訊嗎？或者您的計算機處理日常的程式流通，而您的僱員處理異常問題和增值問題嗎？

◆當您新增應用程式時，您是得到了更多的協同作用還是更多的複雜性？

第四章　乘上轉折火箭

從人類第一次拾起一塊石頭或是一根樹枝當作工具的那一刻起，他便不可挽回地改變了他與他的環境之間的平衡……儘管工具的數量還很少，它們的影響需要很長時間才能傳播開來併產生變化。然而隨著它們數量的增加，它們的影響也越來越大：工具越多，變化的步伐越快。

——詹姆士·柏克，《聯絡》

不久前，我與一家德國金融機構的董事們安排了一次會談。這是一群經驗豐富的生意人。他們中間最年輕的大約55歲，而很多人都已經60多歲了。他們目睹了銀行業的許多變化，並且從大型機開始，他們也經歷了許多技術上的變革。然而這家銀行目前還沒有接受新的因特網技術。在我們會談的那天，他們從微軟公司的僱員那裡聽到了關於我們