第22部分(第3/4 頁)

作了僅僅一年，就幫助哈潑柯林斯公司把其最暢銷書的退貨率從30％減少到10％。每個百分點都代表著數百萬美元的節省。

數字化工具把資訊分門別類

在大部分商務組織裡，人們需要用各種方法來檢視資訊。高階經理們往往想檢視銷售情況的綜合檢視，然後檢視按地區列出的檢視，接著檢視按國家列出的檢視。銷售經理們想檢視小組銷售和個人銷售的數字，或顧客賬戶的數字。產品經理們則想檢視根據銷售渠道劃分的數字或更深層地看那些存貨單元（SKUs）銷售勢頭旺盛或疲軟。不同的人檢視的資訊也各不同，如月份銷售量或本年度最近銷售量、實際銷售量與預算之比、銷售的逐年變化，以美元計算的銷售量或以其他貨幣計算的銷售量。因此，典型的情況就是，一家公司的財會部門需要製做出許多不同的報表來滿足這些多樣的商務需求。

這些報表經常可以用電子表格的數字方式來製作。大綱控制可讓商界人士從摘要層面開始，然後在任一專案上單擊滑鼠，以便深入到下屬各層的細節。另一個被稱作表格透視功能，即使您在多種檢視上看到同樣的資料。假如您正在看按銷售員分類的銷售數量，但又想轉移到按顧客分類的檢視，那麼您就可以把“顧客標籤”拖曳到恰當的那一行去改變檢視。當這些功能與把潛在的資料轉化為標準格式的模板結合起來，就得到功能強大的、靈活的數字報表，每個人都可以把該報表個性化，以滿足具體的需要。這樣的報表也可以用電子郵件四處發達，以供進一步分析和討論。

中樞表格與一家公司的資料倉棧結合起來後其功能尤其強大。該倉棧的每一個資料庫通常有有限的報表功能，從而把製表工作侷限於更懂技術的人員。典型情況就是，當人們不知道他們什麼時候需要某些詳盡的資訊時，就可能費時約20～30分鐘進行資料庫諮詢。與資料庫連線的中樞表格，可以把資料倉棧的進入權擴大到所有的商務使用者，而電子表格介面則可以使使用者進行摘要層面上的諮詢，並且一步一步地細分下去，以得到更多細節。由於每次資料更新都牽涉到很少的資料，因此回應是很快的。這個介面可以延伸到一個活躍的資料來源，例如實時股票市場饋送。

對商界人士來說，數字工具意味著更快更深層的分析。對會計來說，數字工具意味著花更少時間編寫報表，花更多時間幫助商務分析和探索例外情況。對管理商務資料的人員來說，數字工具意味著更快速地得到高質量的資訊，使他們每月的結賬只要一兩天就夠了，而不需要幾星期。財會部門則不增加人員就可以接受新新增的、牽涉到新資料的任務，例如長期規劃、僱員使用情況分析或固定資產分析。

數字工具能做而書面報表所不能做的事情，就是它能使每個人都可以提出即將發生的下一個問題，而您又不知道那個問題將會是什麼，所以您就需要利用工具來幫助您獨立地探索答案。

哈潑柯林斯公司的線上分析系統使它能夠提出這樣一些問題：該分銷商本週關於這本書的盈利狀況如何？但是線上分析系統需要有人來指導詢問，而傳統的資料庫和線上分析系統都不能為在資料中表述不清楚，但又很重要的商務問題找到答案。例如，我的哪一位顧客可能選擇產品甲而不是產品乙？滿意的顧客和不滿意的顧客之間區別何在？我的資料庫中哪些顧客與該庫中另一些顧客“相似”？諸如此類的非具體性探詢，會使線上分析系統的使用者暈頭轉向、不知所措，因此是沒有意義的。高階的資料探勘技術會利用軟體在富含資訊的環境裡漫遊，幫助使用者口答一些商務問題，而這些技術人員不必是統計學、資料分析或資料庫方面的專家。

資料探勘能處理的一些難題如下：基於顧客的年齡、性別、人口統計資料和其他類似因素，對顧客購買某一具體貨物的可能性做出預測；識別出具有相似瀏覽習慣的顧客；辨別出具體的顧客偏好，以便提供改進的個人服務；辨別出頻繁被訪的網頁順序中所涉及到的日期和時間，或顧客打電話模式的頻繁時間段；找出高頻率地被組合在一起的所有產品組。其最後的一個技術難題通常對商家發現購買模式是很有價值的。但是同一程式的兩種報銷程式碼之間的聯絡，使一家澳大利亞保健公司能夠發現用重複報銷進行欺詐的1000萬美元的花賬。

資料探勘也是預測銷售量，並與合夥人和顧客共享這一分析成果的一種有價值的工具。資料探勘正被利用於生產。銀行業、遠距離通訊、行墾地質學/遙感，以及管理互動式網上商店。例如，微軟網址伺服器貿易3．0透過識別一個網址上的顧客行