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件管理系統中。佛羅里達州里昂縣正在開發一種系統，好讓律師們直接透過電子郵件傳送案件，把所有資訊都用電子方式傳送到案件管理系統，並在發回的電子郵件中收到一個案件號碼。由於法庭檔案和大部分支援檔案都是公共檔案，這個縣下一步就想為法庭和公眾在網上公開這些檔案。

軟體也能為人們安排審判時間。美國有些州和聯邦機關用數字化工作流通管理律師和執法官員出庭的時間安排。這個應用程式減少了警察在法庭裡等候傳喚案件的時間，從而留給他們更多時間在街上巡邏。

政府的行政分支也能從解決政府特有問題的軟體裡獲益。例如，佛羅里達州要求，如果州政府擁有的不動產可供出租，那麼州立機關就必須從州政府租賃辦公空間。佛羅里達州機關能在網上具體說明他們需要多少空間，以及地點——比方說在邁阿密要5000平方英尺——再看看是否有辦公空間。佛羅里達州衛生部利用PC分配和調節開支，例如，由不同的補助金或稅金支付的房屋租賃費和員工費用。該系統用電子方式把賬單跟專案金額匹配起來，並標明任何有出入的地方。這個部可以在幾小時內就把每月開支賬核對好，而不用像手工對賬那樣花3～4周；而且不同的縣和內部部門都收到一份包括各種專案開支的單一賬單。

南澳大利亞州過去每週要出版5000份50頁的政府職務空缺表。正式出版被推遲，要等到小冊於實際上被印刷好並分發到好幾個邊遠的州辦公室去後才行。求職的最後期限被推遲，以保證邊遠地區求職者有足夠時間做出書面答覆。

今天，建立在微軟交換系統上的工作流通應用程式管理著整個過程。職務空缺首先經過電子郵件送交法律評審員和各機關的幾十位人力資源經理，他們有填補空缺的優先權。如果一個人力資源經理為一個想調動工作的州政府僱員保留這個職務空缺，那麼招聘經理就被電子郵件自動通知，因此就沒人浪費時間來申請了。邊遠地區透過電子方式得到職務空缺清單。如果這個職務不是被內部人員擔任並被公開宣佈招聘，那麼招聘經理就會收到電子郵件，描述刊登這個職務廣告的報紙和日期。儘管州政府期望用新系統節省每年35萬澳元招聘成本的50％～80％，但該系統的主要好處卻是，州政府能快速填補職務空缺，同時又給邊遠地區辦公室的人員保留了平等的機會。

政府用新數字系統能把它們的資訊系統和業務運作系統向公眾開放。德國聯邦政府財政部正在給公開檔案開發檔案管理和電子檔案系統。這個專案會包括自動檔案傳送儲存，檔案按保密級別在內部或公開網址上自動公佈。

另一個例子就是美國麻省線上招標程式。麻省公佈所有的州政府招標，公佈投標商答覆招標所需的所有檔案，並公佈線上招標的結果，麻省的線上採購系統處理整個招標程式不僅花費更少，而且幫助其他公共實體採購更便宜的貨物。在大部分州里，城市、小鎮和校區根據法律能從供應商那裡得到與州政府一樣的低價。但是，在一個紙張世界裡，幾乎不可能瞭解到政府採購大部分貨物的價格。而現在一個城市或校區，則能在麻省網址上迅速找到州政府的最優惠價格。

用數字方式建立政府系統

欠發達國家也許會以為，政府辦公的數字方式是不可企及的。但是沒有系統的國家可以利用技術從頭開始，這比手工方式更省錢。發達國家有較老的系統，它們往往要被結合進來完成過渡。世界領先的榜樣說明了這一點：很多創新都是在較小的政府裡發生的——較小的國家和城市，縣和省，以及大國的州級政府。較小的政府沒有那麼繁多的部門和複雜關係，所以能在較小的規模上試驗和部署解決方案。

對較大的政府來說，啟示就是實驗更小型的專案，以便獲得經驗並評價公民的反應。一開始要強調一些直接關係到公民的專案，尤其是那些為公眾消除煩瑣手續的專案。我的家鄉華盛頓州的金縣線上公佈的資訊量，也許要超過許多政府，但是這個縣還沒有簡單地包裝資訊或業務。一個申請人要得到金縣農村地區的建築許可證，就必須從許多來源挑選資訊：電話號碼本、給縣辦公室打電話、兩三份印刷的小冊子，還有政府部門的網址——這個網址不提對土地使用許可證和消毒許可證的不同要求。一個單一的結構良好的網址含有關於建築許可申請程式所有步驟的一切資訊和環節，將會淘汰掉大部分煩瑣手續，並可能使某些步驟自動化。也許還需要見見許可證專家，但申請人到來時將更能集中精力乾重要的問題上，而不是注意他們所忽略的步驟。

政府應該