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第八章　領導的過程很關鍵（7）

每週例會—實時的資訊

公司外季度會議可以提供必需的定期檢查以確保進展和協調，每週報告和每週例會則可以提供持續的、實時的資訊。我的各個直接下屬每週都會提供一份詳細的報告，重點彙報關鍵的業務和市場資料，其中包括：來自各項運營的市場份額、銷售額和利潤，變化和分析，與業務部門或職能部門的衡量標準相關的更新資料，客戶問題，競爭情報—總而言之，包括了管理者覺得應該讓我知道的所有重要資訊，以便我能瞭解他們在做什麼、計劃是否進展順利、如果不順利他們正在採取什麼措施。

就像季度優先事項和年度目標一樣，這些每週報告也要在所有的直接下屬中間分享。這些材料每週五分發下去，以便大家週末閱讀，為週一舉行的每週例會做好準備。看完所有這些帶著附件和附錄的報告至少要花一個小時；研究和分析要點所需的時間會因報告而異，但往往需要更長的時間。

我的直接下屬都必須參加每週例會；未經預先批准，沒有恰當的理由，誰都不可以找人替自己出席。我們把會議的時間控制在兩個小時左右。

建議的各項議程，所需的時間以及預期的決定或行動，這些都要在上週三就準備好。然後，整個議程由我在週四審查批准後發下去。

嚴格的規定；不允許私下講話　會議有一些基本的規定：嚴格保密，充分參與，絕對坦誠，全神貫注。不允許私下講話；如果我發現有誰跟旁邊的人討論個沒完，我會中斷會議。每個與會者都要認真準備，仔細閱讀和分析各個部門和職能團隊提交的報告。另外，我們採取輪流發言的形式，每個人有3分鐘的時間談他們團隊普遍關心的問題。嚴格的時間限制可以防止潛在的賣弄。

每週報告和每週例會所要求的準備工作有助於在整個組織內灌輸紀律。這要求大家始終關注各自的業務、分析和理解所有的變化和失誤、為回答有關運營的細節問題做好準備。

瑪麗·安·佩謝是我碰到過的最有活力和創造力的管理者之一，但即使是她也覺得做好這些準備工作需要全力以赴。瑪麗·安在吉列幹了二十來年，領導過吉列的個人護理業務部門，留在寶潔後成為了負責新業務發展、除臭劑與男性個人護理以及個人清潔的總裁。她的職業生涯大多是在從事個人護理業務，擔任品牌管理和發展相關的職位。然而，她最大的成功是在她進入刀片和剃鬚刀業務部門的時候。在把瑪麗·安招聘進吉列之後，該業務部門的總裁彼得·霍夫曼讓她負責開發吉列歷史上最成功的新產品—“鋒速3”剃鬚系統。

隨後，瑪麗·安接手了一個以前從未撥給過專門資源的領域—新女用剃毛系統的開發。過去，吉列會透過改變顏色、包裝和標籤來把面向男性的創新推廣到女性。於是，“感應”剃鬚系統變成了“女用感應”，“超級感應”變成了“女用超級感應”。當時很多人都認為，儘管瑪麗·安可能會做出些許的調整，但她最終會推出“女用鋒速3”。

這些人的判斷大錯特錯了。瑪麗·安和她的團隊的確利用了“鋒速3”先進的三刀片技術，但他們圍繞著這一技術增加了十多項專門面向女性設計的特徵和要素，比如橢圓形的刀架更貼合女性的曲線，符合人體工學的手柄更方便淋浴時握持，等等。於是，我們就有了“維納斯”系統—最成功的女用剃毛系統。

之後，瑪麗·安又創造了一項“吉列的史上第一”：我讓她去管理個人護理部門，她成為了吉列有史以來第一位負責運營部門的女總裁。憑著應得的賞識和認可，瑪麗·安進入了運營委員會，開始參加所有的公司外會議和每週例會，當然也開始準備每週報告。

她回憶說：“每週報告的準備在週三或週四之前就開始了。你得要求整個團隊—實際上是整個業務部門—提供當前所有的財務資訊和專案更新。然後，你要用3～6頁的篇幅，把發貨量、銷售額、利潤和市場份額等有價值的資料整理好。你必須說明發生了什麼事、是什麼原因、你們打算採取哪些措施。然後，你還要彙報你們正在做的其他一些事情：我們在幹這個，我們還在幹那個。”　電子書　分享網站

第八章　領導的過程很關鍵（8）

拼命幹，就為了不落後 用瑪麗·安的話說，“大家每週早早就開始收集資料了。業務部門內的各個團隊都必須在週三之前完成資料收集，這樣財務團隊才能把這些材料匯總，並在週四把報告的草稿交給部門總裁。然後，部門總裁要花大量的時間修改和完成報告，並在週五的中午之