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一段長達十五分鐘的談話,而我在旁邊乾等著。等他終了掛上電話時,他看起來既沮喪又精疲力竭。下一次電話又響起來時,他跟我道歉。後來他承認他有很多事都做不完,跟他必須接大量的電話有關。我找到機會問他說:“你有沒有想過在某段時間中不要接電話?”他一臉愕然地看著我說:“從沒想過。”結果這樣一個小小的改變不但讓他松馳下來,也使他的工作做得更好了。就跟大多數人一樣,他並不是需要好幾小時不被幹擾的時間,但一陣子總是需要的!他不再接電話,而是回電話,同時能主動將談話的時間縮短。他會這麼說: “嗨瓊安,我只有兩分鐘時間,不過我會給你回個電話。”
我們確實很依賴電話,也大量而廣泛地使用電話。如果你是櫃檯服務員,或是接線生、推銷員,這樣的策略對你可能並不實用。但是對其他大多數的人來說,這卻是救命的良方。在辦公室裡,如果我不是有一段“無電話時間”,我一定百分之百不停地在講電話。電話好像從來就沒有停止響過。如果我不是有些防範措施,恐怕就不會有時間寫作或做其他的事了。我猜想這對大多數的你們也都適用。
你可以用不同的方法來設定這樣的策略。我在一天當中會有一個固定的時間將電話鈴聲關掉,除非是事前約好或緊急事故(這種情況很少),否則我不接任何電話。這讓我有時間專心做一些事……毫無干擾地集中心神在跟我工作最密切相關的事情上。
當然也有許多人因為公司政策的要求,不得不接電話,虞是接電話是他們工作的部分,這樣在運用這個策略時就要更有技巧了。或許你可以早一點到辦公室,在正式工作時間開始之前先關掉電話。或是在下班之後這麼做。我認識的一個女士,就是在午餐時間將電話關掉,讓電話留言替她擋一下電話,她便可以做一些自己的工作。因為她在午餐時間工作,就可以提早下班,一天的工作時間顯得太長,而她也爭取到一些可以專心做事的時間。
在某些情況下,你可以跟老闆爭取,讓你做,下類似實驗一看到你是否能完成更多的工作(而且你還是會回所有的電話)。有些打來的電話可以稍後再回,或是過幾小時等你可以提供較詳細的答案後,再留言在對方的答錄機裡。這隻需要花一兩分鐘就能做到,而不需要用上十到十五分鐘講電話。
如果你是在家工作(或是必須在家完成某件工作),這樣的策略就更好用、也更容易實行了。你只要做個簡單的決定,在某段時間不回電話,這樣你就會有機會與時間將自己要做的事做完。
這個策略並不容易執行,總是會有些千奇百怪的理由阻礙你這麼做。舉個例子,你要怎麼處理緊急電話或個人的重要電話?我有一支專線是為家人、親近的朋友與幾個工作夥伴設立的。另一個可能的辦法是留給別人呼叫器號碼,或是用大哥大的語音信箱、答錄機錄下一些必要的緊急電話。大多數人都會尊重你“僅供急用”的要求。另外一個辦法是先用答錄機請對方留言,你再看看電話是誰打來的。這樣你可以在適當的時間再回這些電話,對那些不能等的事則可以立刻回電。
我想就算你在實行這個策略時遭到許多阻礙,你最後還是會發現一切都是值得的。讓我們面對現實吧!在工作的領域中,我們不可能期待只有少數幾通電話的干擾!我已經發現在不被幹擾的時間中我能完成兩倍甚至三倍的工作量。當我省下這些時間之後,我總是能在工作完畢時輕鬆地回電話呢!
4、不要感染“吹牛症候群”
我的專業工作之一是到各公司行號或一些團體去上課,所講解的主題則是有關如何減輕工作壓力、增加快樂,並且從各方面避免為小事抓狂。在我講課之前或之後,有時會被邀請參加會議、聚餐或宴會。儘管我是個重視隱私、喜歡獨處,特別是在演講之前更需要時間獨處的人,但我不得不說,我所遇到的大多數人都是很親切、體貼、聰明而充滿善意的。
不過我還是看到了一個普遍的現象流傳在這些公司行號或工作場合之間。我稱這樣的現象為“吹牛症候群”。
所謂的吹牛症候群就是與別人分享你的工作有多辛苦,你工作得多麼賣力等等。這個話題絕不是開場白而已,而是你們談的中心議題。好像成為這樣不眠不休、努力不懈,完全沒有自己私生活的人,就等於是在胸前別了榮譽獎章一樣。我聽過成千上百的人談到他們的工作超時,以及一天睡不了幾小時等等。我也聽到人們認為精疲力竭是生活中的正常現象。他們會叨唸著自己早早就要到公司,自己已經好幾個月投有好好地與配偶、孩子或某個親密的
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