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垃圾郵件的泛濫或許是原因之一，但更重要的是，我們不知道如何利用客觀的標準快速有效地過濾以及編輯大量的資訊，花費太多時間在不重要的信件上，真正需要你注意的卻被遺漏了。
正確的過濾流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。這樣至少可以刪除50％的郵件。
第二步開始迅速瀏覽其餘的每一封信件內容，除非信件內容是有關近期內（例如兩星期內）你必須完成的工作，否則就可以直接刪除。這樣你又可以再刪除25％的信件。
前兩個步驟所花費的時間不應超過10分鐘。現在你的信箱應該只剩下25％的信件，但是並不表示你必須全部保留剩下來25％的信件。你必須判斷這封信件：
——是否與你現在的工作內容有關
——是否有提到你必須完成哪些事
——是否有說明應達成什麼樣的目標
——是否有列出可使用的資源
如果不符合以上的條件，就直接刪除或是回覆給寄件人，請求對方儘快回覆以上的問題。經過以上三個階段的步驟，你應該可以成功地刪除90％的無用信件。
採用簡單報告的技巧
1．把幾張紙的事情變成一張紙來說，把一張紙的事情變成幾行字來說。
2．報告的內容切忌繁雜冗長，沒有重點地亂說一氣。
3．先看信件主旨和寄件人，如果沒有讓你覺得今天非看不可的理由，就可以直接刪除。
4．開始迅速瀏覽其餘的每一封信件的內容，除非信件內容是有關近期內你必須完成的工作，否則就可以直
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