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議的話，你最好取消會議。（你可以預先判斷出將有多少人參加會議，因為當有人接受一個轉發的會議邀請時，你會收到一個確認資訊。）

儘量預定一個小型會議室，這樣可以把一些不速之客排除在外。儘量把會議安排在30分鐘內結束，這樣可以讓大家準時出席並且保持會議過程的高效進行。你可以聲稱這是一個“工作會議”，必要的時候甚至可以使用“資訊權管理”（IRM，Information　Rights　Management），以阻止會議邀請信被轉發。

為什麼我現在才聽到這個？

對於一些重要的主題，你不想讓關鍵的相關人員吃驚。沒人喜歡匆匆忙忙地被拉去做至關重要的決定，也沒人希望對關鍵領域發生的事情絲毫不知。如果你想要會議開起來比較順暢，那麼預先跟關鍵人員做個溝通。你們可以發現問題，協商折衷方案，預先讓所有人都取得一定的共識。接下去，會議更多地只是一個形式了。對於要做決定的會議來說，這是個好方法，只是它比較費時。但對於一些至關重要的決定，這也是至關重要的一步。

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接下去要做什麼？

現在會議開完了，結束了，一切都過去了，對嗎？錯了！會議像好萊塢恐怖電影中的鬼怪蛇神一樣，它們會重新獲得生命，然後吃掉剩下的那些人。決定接下去要做什麼，把它們寫到e…mail中去。這樣才能使已經結束的會議不會死灰復燃。

寫e…mail的時候，把所有與會者的名字放在位址列中，並且抄送所有受會議結果影響的人。務必要包含一個對會議所做的決定、共享的資訊或者收集到的想法的簡短總結。然後列出接下去的安排，指明誰在什麼時候做什麼事情。此刻，你終於可以放心地繼續前進了。

看到了吧，尊重別人的時間並沒有那麼難！會議在很多方面是昂貴的。當然，會議對於加強組織的溝通也是必要的。但如果你要開會，那就把會開好。所有人都會賞識它，你也能完成更多的事情。

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你失去理智了嗎？

2006年7月1日：“停止寫規範書，跟功能小組呆在一起”

我不是專案經理（PM，Program　Manager）。我也從來沒有擔任過專案經理。我將來也不可能成為一名專案經理。這並不是我個人對專案經理的牴觸。因為我的朋友之中不乏有出色的專案經理。很顯然，我沒有權利去教導專案經理怎麼去做他們的工作。

儘管如此，專案經理應該停止寫規範書。就這麼簡單！他們在浪費我的時間，浪費組織的時間，浪費整個公司的時間。你幾乎可以聽到殘留著的、細微的、嘎扎嘎扎的聲音，因為規範書像白蟻一樣在一口一口咬掉公司和客戶的價值。我對此深惡痛絕！

其實不僅僅是專案經理。開發者也必須停止寫開發規範書。測試者則必須停止寫測試規範書。瘋狂必須停止！浪費必須停止！我們必須重新找到我們的感覺，找回我們的生產力，還有我們的智慧。

作者注：如果用回應數來考量，本欄目肯定是我發表過的最有爭議的欄目之一。你也可以從接下去的那段文字看出，我當初就猜到了這一點。關於我的觀點，大家最大的誤解是在“正式文件”和“非正式文件”的區別上面。我認為，多工種呆在一起工作的團隊只需要非正式的文件，比如把白板上的內容拍了照片放到維基網站上，並加上少許的註釋。而被距離隔開或按照工種劃開的團隊則需要正式的文件，比如具體的規範書。

“你肯定不是認真的？”我聽到忠實的讀者這麼說，“你多年來一直鼓吹質量（參見第5章的“牛肉在哪裡”欄目）和設計（參見第6章的“透過設計解決”欄目）。你告誡開發人員在他們拿到規範書之前不要採取行動，在沒有徹底理解設計之前不要開始編碼。莫非現在你承認以前是被誤導了，或者甚至可能你本身的認識就是錯誤的？”不，當然不是。

功能團隊在開發使用者體驗之前必須首先理解它，開發人員在實現一個內部設計之前也必須首先充分理解它，這樣才能面對面地解釋給同伴聽。但是，這些步驟中沒有哪個需要正式書寫的文件。

為什麼我們需要正式書寫的規範書呢？客戶不需要它們。市場和產品規劃部門也不需要它們。即便是內容釋出者和產品支援人員，他們對規範書的使用也是有限的。因此，誰需要這些荒唐無用的“傑作”呢？為了找到答案，我們不妨把規範書扔掉，看看誰