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校官一人,總理校訂之事;繕書處總校官四人,專掌抄書及總理校對脫誤之事。上述每一機構之下,又設有具體辦事官員多人,分管校勘、編纂、刊刻、裝訂、整理之事。此外,在全書纂修過程中,還以各種方式招收抄寫謄錄的書手、繪畫的手工工人和刻字印刷的工匠四千餘人。
四庫全書館各職中,總纂官、總校官及其下屬各機構是《四庫全書》編纂過程中的關鍵環節,皇帝特別注意選拔知名的學者和在各方面有專深造詣的人充任上述各職。除由皇帝親自任命當時著名學者紀昀、陸錫熊為總纂官,陸費墀為總校官之外,還分別以大臣薦舉、政府徵辟等方式將一大批學識淵博而又年富力強的著名學者安排到纂修官和分校官等各個重要崗位上。如著名經學家戴震、校勘學家周永年、史學家邵晉涵即分別被任命為校勘《永樂大典》纂修官兼分校官;著名經學家姚鼐、翁方綱、朱筠則分別被任命為校辦各省送到遺書纂修官。與此同時,其他一些著名學者程晉芳、任大椿、金榜、王念孫等人也都各據所長,在“四庫全書館”安排了相應的職務,並都成為《四庫全書》纂修中的骨幹力量。由於他們的辛勤勞動,使得《四庫全書》在各方面都達到了較高的學術水平。
《四庫全書》纂修中的書籍來源極為廣泛,大致可分為政府固有藏書和各省所進遺書兩大項。政府固有藏書包括自清初以來臣下遵照皇帝敕旨編修的敕撰本、內廷各藏書機構原藏的內府本和《永樂大典》中所輯的各種佚書;各省所進遺書包括各省督撫在此次求書中或從市場購買,或向藏書家借鈔,送館備用的各省採進本,各地藏書家因皇帝求書上諭曾經提及而不得不將家藏秘書獻出的私人進獻本,以及採自當時社會上流行的通行本。
面對這些來源不同、版本不同而又為數浩繁的書籍,《四庫全書》顯然不能不予區別地悉加收錄。為此,乾隆三十八年五月規定:“所有進到各遺書,並交總裁等同《永樂大典》內現有各種詳加校勘,分別刊、抄,擇其中罕見之書,有益於世道人心者,壽之棗梨,以廣流傳;餘則選派謄錄,匯繕成編,陳之冊府;其中有俚淺偽謬者,止存書名,匯為《總目》,以彰右文之盛。”
根據這些原則,在遺書到館之日,便對每一種書籍之不同版本進行校勘,並就其作者、成書年代、內容異同、版本優劣進行考證,將考證成果以另紙粘於該書每卷之末。同時,還仿漢朝劉向、劉歆校書之舊例,為每書撰寫提要一篇,於其中敘作者之時代、爵裡、本人事蹟以及內容得失,並根據該書之價值,預擬出應刻、應抄、應存目三種意見,一併交總纂官審定修改;此後再由總裁官奏聞,候旨決定。經皇帝同意後,其中價值尋常,或內容有與儒家經典相悖謬者僅入《四庫全書總目》;其他應刊、應抄的兩種書籍皆交繕書處,組織人員按既定規格進行抄錄,錄入《四庫全書》。其中價值較高、世間罕傳者,除繕寫外,還由武英殿修書處以《武英殿聚珍版叢書》為名刊印行世,以廣流傳。
四庫全書館開館之初,根據皇帝旨意,所編書籍不過是《四庫全書》和《四庫全書總目》二種,然而,隨著修書計劃愈益龐大,增纂書籍越來越多。於是決定增纂《四庫全書薈要》,於《四庫全書》中“擷其精華,繕為《薈要》”,兩書互相補充,並行於世。該書於乾隆四十三年首先告成,共抄兩部。乾隆三十九年,皇帝又決定編修《四庫全書簡明目錄》:“篇目不繁而檢查較易,俾學者由書目而尋提要,由提要而得全書,嘉與海內之士,考鏡源流。”於乾隆四十七年成書,為學者瞭解十八世紀以前各種主要著述的大致情況提供了方便。
乾隆四十一年九月,皇帝又特命將“所有諸書校訂各簽,並著該總裁等另為編次,與《總目提要》一體付聚珍版排列流傳”,該書遂以《四庫全書考證》為名行世。全書一百卷,對於學者校訂各種古籍,有著一定的參考價值。
始修《四庫全書》時,諭令將《四庫全書》抄錄四套,分別庋藏於紫禁城、圓明園、熱河避暑山莊和盛京故宮四處。隨著《四庫全書》纂修活動的全面開展,為滿足社會需要,乾隆四十二年八月,皇帝決定另繕一套副本貯於翰林院,“既可備耽書之人入署就閱,而傳佈詞林,亦為玉堂增一佳話”。乾隆四十七年七月,在北四閣四套《四庫全書》陸續告竣之時,皇帝以江浙為“人文淵藪”之地,為了方便當地士子“就近觀摩謄錄”,又命再行繕寫三套《四庫全書》,分貯於揚州、鎮江和杭州三地。因而擴大了《四庫全書》的影響面,使其成為西漢以來政府組織的歷次文化活動中最有意義的一次文化活動。(35
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